Chaque jour, c’est 1,4 milliard d’emails qui sont envoyés en France et gageons que l’univers professionnel couvre l’essentiel de ces envois de courriels. Outil essentiel et devenu incontournable au fil de ses cinquante années d’existence, il offre de nombreuses possibilités d’échanges et facilite la communication en l’accélérant et en la simplifiant. Quel que soit le secteur d’activité dans lequel on évolue, la maîtrise de ce qui est devenu un canal de diffusion, avec ses propres règles, est indispensable si on souhaite gagner en performance. Nous allons voir ici les quelques éléments qui doivent permettre d’optimiser cette performance, envoi après envoi.
Écrire un email : les quelques principes clés à retenir
Comme souvent dans n’importe quel type d’échange et de communication, l’envoi qui se prépare, appelle, par avance, une réponse : on envoie rarement un message sans attendre une réaction du destinataire ou sans avoir pour objectif d’obtenir son retour. Ainsi, c’est une discussion qui va pouvoir s’engager, au travers de quelques emails plus ou moins longs. Mais qui dit réponse peut également dire absence de réponse, et on trouvera alors le besoin de savoir manier ce que l’on nomme couramment la relance d’email. Que l’on attende une confirmation de paiement ou de rendez-vous, la réponse à une question technique ou toute autre chose, on pourra s’appuyer, par exemple, sur les meilleurs exemples de mail de relance sur waalaxy.com.
Mais avant de relancer, il y a quelques point essentiels à intégrer à sa rédaction d’email.
Le langage email à maîtriser pour structurer ses envois
Dans une activité parfois centrale dans certaines fonctions et par essence chronophage, il convient de bien prendre en compte quelques points immanquables. Ils vont permettre de gagner du temps, de l’énergie et de pouvoir se consacrer à d’autres tâches à la valeur plus grande encore. On prendra notamment garde à :
- bien identifier son interlocuteur, le destinataire de son email ;
- être précis dans sa demande ;
- ne pas oublier les formules incontournables de salutation et de politesse ou de remerciement ;
- signer ou intégrer la bonne signature en cas d’usage d’un logiciel dédié ;
- ne pas omettre la pièce jointe le cas échéant, ce qui évitera l’envoi d’un second email.
Penser personnalisation et marketing automation
Si les entreprises usent, souvent avec talent, d’envois automatisés et personnalisés d’emails, il est intéressant de chercher à appliquer et à s’approprier les mêmes logiques et pratiques. L’objectif reste le même : gagner en efficacité et en performance, tant dans votre communication que dans votre temps. En mettant en place des règles de réponses automatiques, sur la base de la reconnaissance d’éléments spécifiques, chacun va pouvoir optimiser ses actions.
Le meilleur exemple reste celui du mail automatique en cas d’absence. En le customisant, vous allez pouvoir suivre les échanges, mais aussi et surtout permettre à votre interlocuteur d’être renvoyé vers la bonne personne ou plutôt la bonne adresse email. Des règles de redirections, de classement, mais surtout d’identification des émetteurs va vous permettre de faire une automatisation très fine et ainsi de personnaliser vos retours automatisés selon les emails reçus.
